Wir nehmen Sie mit in die digitale Buchführung
Vom lästigen Papierkram zur digitalen Welt
Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Nicht zuletzt die Pandemie zeigt auf, was im Fokus einer modernen und nachhaltigen Zukunft steht: die Digitalisierung.
Lästiger Papierkram war gestern – das zukunftsfähige digitale Einpflegen von Belegen und Rechnungen ist heute.
Wir gehen mit der Zeit und stellen unser System zum Buchhaltungsmonat Januar 2022 auf die digitale Buchführung und die elektronische Übermittlung Ihrer Daten an unser Steuerbüro um. Wir nehmen Sie gerne mit auf diesen Weg und zeigen Ihnen, wie einfach und schnell es sein kann, vermeintlich lästige Buchführungsdaten digital einzupflegen – und dabei gleichzeitig noch einen wichtigen Beitrag für mehr Nachhaltigkeit zu leisten.
Ihre Vorteile der digitalen Buchführung
Die Umstellung unseres Systems zum Buchhaltungsmonat Januar 2022 erfolgt schrittweise. Im ersten Schritt scannen Sie Ihre Belege und übermitteln diese per E-Mail zur weiteren Bearbeitung an uns. Im zweiten Schritt erfolgt dann auch Ihre Kassenerfassung über eine Schnittstelle unseres Buchhaltungsprogramms.
Erst wenn Ihnen diese Schritte sicher von der Hand gehen, findet im dritten und letzten Schritt unserer Umstellung der komplette Datenaustausch über unser Online-Portal statt.
Dies mag zunächst kompliziert klingen, ist am Ende aber sehr simpel und nach einiger Übung einfach umzusetzen – und bietet Ihnen darüber hinaus neben der Zeitersparnis und dem Ende des Papierwahnsinns weitere wichtige Vorteile. Künftig werden den Behörden die Belege für eine Betriebsprüfung in elektronischer Form zugestellt.
Mit unserer Umstellung und der Digitalisierung Ihrer Belege sind Sie bestens auf eine solche Prüfung vorbereitet.
Darüber hinaus können wir Ihnen im Rahmen der Digitalisierung weiterhin gleiche Leistungen zu den Ihnen bisher bekannten Konditionen anbieten. Und der wichtigste Vorteil: Sowohl Sie als auch wir als Ihr Steuerbüro haben jederzeit Zugriff auf Ihre Belege – schnell und unkompliziert.
Und so einfach geht’s
Die Umstellung unserer Buchführung auf die Digitalisierung Ihrer Belege ist für Sie eine echte Arbeitserleichterung. Ab dem Januar 2022 scannen Sie Ihre Belege einfach ein und mailen die Daten als PDF-Datei direkt an Ihre Sachbearbeiterin oder Ihren Sachbearbeiter. Dabei beachten Sie bitte folgendes Schema:
- Sortieren Sie alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen nach ihrem Umfang – einseitig, zweiseitig, doppelseitig und mehrseitig. Dieses Schema ist notwendig für das Einpflegen Ihrer Buchungsbelege in unsere Software.
- Scannen Sie die jeweiligen Stapel der Ausgangs- und Eingangsrechnungen in eine Datei. Die mehrseitigen Belege scannen Sie dabei bitte als eine Datei pro Rechnung.
- Alle Rechnungen, die mit EC-Karte gezahlt wurden, scannen Sie bitte ebenfalls in eine Datei.
- Mit allen Kreditkartenbelegen sowie den Kassenbelegen gehen Sie genauso vor.
- Alle Belege, die bar bezahlt wurden und die nicht direkt in der Kasse einsehbar sind, scannen Sie ebenfalls in eine Datei ein.
- Alle übrigen Dokumente wie Formulare, Kaufverträge oder Kreditverträge scannen Sie bitte einzeln.
Um den Arbeitsaufwand für Sie noch geringer zu halten, bitten Sie Ihre Lieferanten zukünftig doch einfach, Ihnen die Eingangsrechnungen ausschließlich per E-Mail zukommen zu lassen. Und exportieren Sie Ihre Ausgangsrechnungen direkt aus dem Programm heraus, mit dem Sie die Rechnungen erstellen. Die meisten Programme bieten diese Option an und Sie ersparen sich das Einscannen der Belege. Auch eine passende Benennung der Dateien hilft Ihnen – und auch uns – bei der weiteren Verarbeitung oder dem Wiederauffinden der jeweiligen Belege.
Unser Experten-Tipp: Benennen Sie die Dateien nach folgendem Schema: Datum oder KW, Eingangsrechnungen, 1-seitig
Aus unserer Software heraus, in die wir Ihre Buchhaltungsdaten einpflegen, erstellen wir Ihnen dann digitale Belege, die Sie im Anschluss ganz einfach nach Beträgen, Leistungen oder Kundennummern durchsuchen können. Machen Sie Schluss mit der zeitaufwendigen Suche nach wichtigen Rechnungsdaten und steigen Sie mit uns ein in die digitale Zukunft moderner Buchhaltung. Das Finden wichtiger Daten in sekundenschnelle und mit nur einem Klick? Unser System und die neue Software machen es möglich.
Jetzt Testbetrieb starten
Sind Sie bereits bestens gerüstet für die Digitalisierung Ihrer Belege? Dann gehen wir gerne direkt mit Ihnen in den Testbetrieb. Stellen Sie uns ab sofort Ihre Daten elektronisch zur Verfügung. Dann sind Sie zum Umstellungsdatum, dem Buchhaltungsmonat Januar 2022, bestens gerüstet für den problemlosen und unkomplizierten Übergang in die digitale Zukunft der Buchführung.
Was benötigen Sie zum Start?
Sie brauchen lediglich einen Scanner und Ihr E-Mailprogramm um am Testbetrieb der digitalen Buchführung teilzunehmen. Mit ein bisschen Übung ist der Einstieg ganz leicht.
Wir sind Ihr Partner
Haben Sie noch weitere Fragen zum Vorgang der digitalen Buchführung oder ist Ihnen noch nicht klar, wie genau Sie die Daten auf elektronischem Wege an uns übermitteln können? Dann sprechen Sie uns gerne an. Wir erläutern Ihnen gerne alle Aspekte der neuen elektronischen Übermittlung Ihrer Buchführungsdaten und unterstützen Sie dabei, mit uns gemeinsam den Weg in die Zukunft der digitalen Buchführung einzuschlagen.
Bitte sprechen Sie uns an unter 04521-8000-0 – wir erleichtern Ihnen den Einstig in die digitale Buchführung: Kontakt.